Según lo que marca el Código de Comercio y el Reglamento del Registro Mercantil existe la obligación por parte de las empresas de legalizar los libros que se consideran como obligatorios para el mismo.
Esta legalización consiste en presentar dichos libros en el Registro Mercantil que corresponda en cada caso que dependerá básicamente del domicilio social que tenga la empresa.
Dentro de ello, se va a identificar en primer lugar al empresario, los datos de la empresa y aquellos libros que presenta así como su número de folios y el sistema de sellado.
Cuando se tratan de libros de papel, el sistema de sellado es muy importante ya que deben de ser hechos de una manera específica. En el caso de que sea una presentación digital, este sellado se lleva a cabo a través del certificado electrónico o por el contrario de la huella digital.
Cómo se legalizan los libros contables
La legalización de los libros puede que varíe de un momento a otro ya que todo depende de la ley que exista en ese momento. Desde el año 2014, todos los libros se pueden presentar en formato electrónico a través de vía telemática, lo que hace así que sea todo mucho más sencillo, rápido y organizado.
En cuanto a los plazos son diferentes de acuerdo al tipo de libro a presentar:
- Libros contables: en estos casos suele haber un plazo de tres meses para su presentación después del cierre del ejercicio. La mayoría de las empresas hacen que el ejercicio contable coincida con el año natural por lo que el cierre del ejercicio contable sería el 31 de diciembre y tendrían hasta el 30 de marzo del año siguiente para su elaboración final.
- Libros oficiales: para la legalización de los libros oficiales se tiene un plazo de cuatro meses desde el ejercicio. Si se presenta fuera de esa fecha se tendrá una sanción por ello.
- Cuentas anuales: en este caso se tiene un mes desde el momento en que se tenga la aprobación de los socios de la Junta General Ordinaria. Es importante que este tipo de juntas se celebre cada 6 meses por lo que los plazos si coinciden con el año natural deben de ser hasta el 30 de julio.
Desde luego que por su complejidad, lo mejor siempre es tener el asesoramiento de expertos para legalizar los libros contables.